Was ist ein PMO

Ein PMO ist die zentrale Stelle zur Unterstützung, Standardisierung und Koordination von Projekten. Projekte in Unternehmen werden zunehmend komplexer und zahlreicher. Dementsprechend sind Unternehmer im Zugzwang, Projekte so effizient wie möglich und strategisch ausgefeilt wie nötig umzusetzen. Zusammen mit dem PMO haben Unternehmen die Chance, ihr Potenzial optimal zu nutzen und Risiken rechtzeitig zu erkennen.

Definition: Was ist ein PMO?

Begriffsklärung: PMO bedeutet Projekt Management Office. Diese Einheit im Unternehmen unterstützt das Projektmanagement.

Typen von PMOs: PMOs können sowohl beraten als auch trainieren (Methodentraining). Aber auch die Kontrolle und Direktive sind Teil der Aufgaben eines PMOs. Standards und Qualität werden überwacht, Projekte gesteuert, geleitet und mit Ressourcen versorgt.

Positionierung im Unternehmen: PMOs unterstehen direkt der Geschäftsführung oder sind ein Teil der Strategieabteilung. Das PMO ist die Schnittstelle zwischen Projektteams, Management und den Fachabteilungen.

Infobox: PMO-Typen im Überblick:

Typ	Fokus	Einflussgrad
Unterstützend	Methoden und Beratung	Gering
Kontrollierend	Standardisierung und Kontrolle	Mittel
Direktiv	Steuerung und Ressourcen	Hoch

Aufgaben eines PMO

Standardisierung und Methodik

Das PMO entwickelt ganzheitliche Projektmanagement-Richtlinien. Zudem führt das PMO Projektmanagement-Frameworks ein.

Tool- und Template-Management

Das Project-Management-Office stellt Vorlagen für Projektpläne zur Verfügung, sowie Templates für Risikoauswertungen und Status-Reports. Zudem entscheidet das PMO darüber, welche Projektmanagement-Software genutzt und wie diese gepflegt wird.

Schulung und Coaching

Eine zentrale Aufgabe des PMO sind Trainings für Projektverantwortliche und die Teams. Mentoring und Wissensübergabe übernimmt ebenfalls das PMO.

Projektportfoliomanagement

Projekte werden vom PMO priorisiert und bewertet. Darüber hinaus richtet es Projekte auf die strategischen Unternehmensziele aus.

Ressourcenmanagement

Das zentrale Büro für Projektmanagement plant die Kapazitäten und ordnet Personal und finanzielle Mittel den Projekten zu. Engpassanalyse und Eskalationsmanagement gehören ebenfalls zu den Aufgaben des PMO.

Controlling und Reporting

Über die wichtigsten KPIs erstellt das Projekt-Management-Office ein transparentes Dashboard, liefert Reports über den aktuellen Status für Stakeholder und Management.

Risikomanagement und Lessons Learned

Vor und während des Projektverlaufes identifiziert das PMO die Risiken des Projektes. Außerdem erstellt das PMO eine Dokumentation über die gesammelten Projekterfahrungen mit einem analytischem Part.

Weitere Infos auch auf: https://de.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Office

Ziele eines PMO

Effizienzsteigerung: Der Fokus liegt auf der Vermeidung von Doppelarbeit und unnötigen Ressourcenverbraucht. Die Effizienz steigt durch klare Prozesse und schnelle Abwicklung; dafür sorgt das PMO.

Transparenz und Kontrolle: Über alle Projekte hinweg, soll es eine einheitliche Berichterstattung geben. Abweichungen und Probleme müssen frühzeitig erkannt werden.

Strategische Ausrichtung: Bei der Wahl der Projekte achtet das PMO darauf, dass diese zur Unternehmensstrategie passen. Je nach Business Value wird das Projekt dann priorisiert.

Qualitätssicherung: bedeutet, dass das PMO dafür zuständig ist, Standards und Best Practices einzuhalten. Des Weiteren etabliert das PMO Feedbackschleifen, die eine fortlaufende Verbesserung ermöglichen.

Kulturentwicklung: Das Projekt-Management-Büro fördert projektorientiertes Denken hebt Projektmanagement auf den Kompetenzlevel.

PMO in der Praxis: Struktur und Integration

• Organisatorische Einbindung:
  • Das PMO wird als eigenständige Abteilung oder Teil der Unternehmensentwicklung etabliert.
  • PMOs arbeiten mit IT, HR, Controlling und den Fachbereichen zusammen.
• Skalierbarkeit:
  • PMOs können für einzelne Abteilungen wirken oder unternehmensübergreifend.
  • Je nach Projektanzahl und Komplexität sind PMOs anpassbar.
• Technologische Unterstützung:
  • MS Project, Jira, Confluence, Power BI sind Tools, die in der Praxis eingesetzt werden.
  • Reporting und Ressourcenplanung können automatisiert werden.
• Kommunikation und Change Management:
  • Das Stakeholder-Management sorgt für transparente Informationen zum Projekt für alle Beteiligten.
  • Gezielte Kommunikationsmaßnahmen fördern die Akzeptanz für neue Prozesse im Unternehmen.
  • Ein offener und klarer Informationsfluss baut Widerstände ab und unterstützt den Projekterfolg.

Eventübersicht-Vorschlag PMO-Implementierung in Phasen:

Analyse und Zieldefinition: Bedarfsermittlung, Stakeholder-Interviews

Design und Aufbau: Struktur, Rollen, Prozesse

Rollout und Schulung: Trainings, Pilotprojekte

Monitoring und Optimierung: KPIs, Feedback, Anpassungen

Bringen wir es auf den Punkt:

PMOs sind die zentralen Erfolgsfaktoren für Profimanagement. Mit Hilfe der Project-Management-Offices kommt Struktur, Transparenz und strategische Ausrichtung in die Projekte. Zukünftig werden vorwiegend agile PMOs gefragt sein bzw. diese als Teil eines hybriden Modells. Die KI könnte Unterstützung bei der Steuerung übernehmen. PMOs könnten in Zukunft vom Kontrollorgan zum Strategiepartner werden.

FAQ zum Thema PMO

Was ist der Unterschied zwischen einem PMO und einem Projektleiter?
Projektleiter sind konzentriert auf ein Projekt oder ein Projektteam. Das PMO wirkt übergreifend und eher strategisch, während der Projektleiter operativ vorgeht.

Wann lohnt sich die Einführung eines PMO?
Laufen 5-10 Projekte mit strategischer Projektbedeutung nebeneinander, lohnt sich die Etablierung eines Projekt-Management-Büros.

Welche Kompetenzen braucht ein PMO-Team?
Das Team brauch Know-how über Kommunikation, Analysetechniken und Tools.

Wie misst man den Erfolg eines PMO?
Die wesentlichen KPIs, an denen der Erfolg eines PMOs gemessen werden kann sind: Budgettreue, Ressourcenauslastung und Stakeholder-Zufriedenheit.

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)