Was ist agiles Projektmanagement?

Die ersten Formen des agilen Projektmanagements kamen bereits in den 1990er Jahren auf. Die Methoden stellten einen klaren Unterschied zu den traditionellen Herangehensweisen dar. Der Fokus wurde auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gelegt und agiles Projektmanagement hat im Laufe der letzten Jahrzehnte enorm an Bedeutung in der Arbeitswelt zugenommen. Agiles Projektmanagement findet man sowohl in der IT als auch im Marketing, aber auch in der Produktentwicklung. Die Agilität verspricht eine schnelle Anpassung an die sich rasch ändernden Bedingungen des Marktes. Weiteres zu Agiles Projektmanagement Definition.

Grundprinzipien des agilen Projektmanagements

Iterative Prozesse sind die Lösung, um flexibel und anpassungsfähig zu bleiben. Das bedeutet das ein Projekt in kurze Entwicklungszyklen gestückelt wird, die mit sogenannten Sprints durchlaufen werden. Die kurzen Phasen lassen eine regelmäßige Anpassung und Optimierung zu, sowie schnelle Entscheidungen bei Veränderungen.

Agiles Projektmanagement orientiert sich stark am Kunden und dessen Feedback, das laufend durch Reviews und Demos mit einbezogen wird. Entsprechend dem Kundenfeedback kann der Projektverlauf angepasst werden, um den Kunden zufrieden zu stellen.

Neben der Priorisierung der Kundenbedürfnisse spielt die Teamarbeit und die Kommunikation eine wesentliche Rolle beim agilen Projektmanagement. Die Teams organisieren sich selbst und tragen eigene Entscheidungsfreiheiten, was einen deutlichen Unterschied zum traditionellen Projektmanagement unter Hierarchien darstellt. Agiles Projektmanagement fördert somit die Kreativität und Innovation einzelner Teams. Der regelmäßige Austausch in Meetings ist dabei unerlässlich. Zum Teil erfolgen Daily Stand-ups, um sich mit anderen Teams abzustimmen. Die Teams arbeiten zudem retrospektiv, um Verbesserungen laufend einzubringen. Agiles Projektmanagement bedeutet somit Lernen aus Erfahrung, Identifikation von Verbesserungspotenzial und ständige Anpassung auf Basis der Erfahrungswerte.

Agile Methoden und Frameworks

Beleuchten wir kurz vier agile Methoden, die in der Praxis im Projektmanagement eingesetzt bzw. kombiniert werden.

Scrum:Der Begriff kommt aus dem Rugby-Sport. Wesentlich sind der strukturierte Ablauf, Teamgeist und enge Zusammenarbeit.

Product Owner, Scrum Master und das Team sind die jeweiligen Rollen. Der Product Owner trägt die Verantwortung für den Product Backlog, während der Scrum Master das Team unterstützt und Hürden löst. Selbstorganisierte Teams setzen verantwortlich die Aufgaben um.

Ein weiterer Begriff im Scrum-Prozess ist Artefakt. Darunter versteht man konkrete und greifbare Elemente, die den Prozess transparent und nachverfolgbar machen. Allgemeinverständlicher würde der Begriff „Arbeitsdokument“ sein. Zu den Artefakten im Scrum-Prozess zählen das Product Backlog, Sprint Backlog und Inkrement.

Das Product Backlog listet alle Anforderungen einer Aufgabe auf. Das Sprint Backlog enthält die Aufgaben für den aktuellen Sprint und Inkrement das fertige Produkt am Ende des Sprints.

Der Scrum-Prozess teilt sich in Events auf. Der Sprint ist ein Entwicklungszeitraum von ca. 2-4 Wochen, zeitlich begrenzt. Der Daily Scrum bezieht sich auf die tägliche Abstimmung der Teams. Ein Sprint Review präsentiert die Ergebnisse am jeweiligen Ende eines Sprints und die Sprint Retrospective ist der Rückblick, der gehalten wird, um Verbesserungen zu identifizieren.

Kanban:Der Hintergrund zu diesem Begriff ist ein japanisches Wort, das übersetzt „Signalkarte“ bedeutet. Es stellt somit das Visuelle und Signalgebende in den Vordergrund. Im Rahmen vom agilen Projektmanagement bedeutet das nichts anderes, als dass die Arbeitsprozesse visuelle gesteuert und dargestellt werden.  Einst wurde dieser Prozess von Toyota in den 1940er Jahren ins Leben gerufen. Das Ziel war es, die Herstellung effizienter zu gestalten. Heute ist Kanban eines der wichtigsten Elemente im Agilen Projektmanagement.

Kanban bedeutet die visuelle Darstellung des Arbeitsflusses mit den spezifischen Aufgaben auf einem Kanban-Board. Der Arbeitsfluss wird in To Do, In Progress und Done spaltenweise aufgeführt. Damit lassen sich laufende Arbeiten begrenzen. Limits beugen Überlastungen vor und werden durch WIP, Work-in-Progress, formuliert. Kanban bedeutet die laufende Lieferung in den Mittelpunkt zu stellen. Es gibt hierbei keine abgegrenzten Sprints, sondern Kontinuität ist im Fokus.  Auf Grundlage der Prioritäten werden die Aufgaben angepasst.

Lean:

Lean im agilen Projektmanagement kommt aus der Automobilbranche – ebenfalls Toyota. Hintergrund ist die Reduzierung von Verschwendung und die Maximierung der Wertschöpfung. Der Kunde profitiert von der laufenden Verbesserung der Arbeitsprozesse. Für die Teams bedeutet es mehr Flexibilität und mehr Geschwindigkeit.

Lean umfasst zunächst die Identifikation von nicht wertschöpfenden Prozessen und deren Beseitigung. Im Mittelpunkt stehen Effizienz und Produktivität. Die Wertstromanalyse optimiert die Prozesse. Kaizen sind kleine Änderungen, die umgesetzt werden, um Verbesserungen zu erzielen. Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) ist die zentrale Methode im Lean.

Extreme Programming (XP):

Diese Methode im agilen Projektmanagement kommt vor allem in der IT-Branche zum Einsatz. Kennzeichnend ist beispielsweise die Paarprogrammierung. Dabei codieren zwei Entwickler gleichzeitig an einer Software. Der Vorteil ist der Wissensaustausch und die erhöhte Qualität des Programmcodes. Im Fokus stehen Tests, die vor der Implementierung geschrieben werden, um die Funktionalität sicherzustellen. Die Entwicklungsphasen sind kurz, Releases werden häufig ausgerollt. Über Feedbackschleifen erhalten die Programmierer Anpassungen.

Vorteile des agilen Projektmanagements

Agiles Projektmanagement stellt Vorteile auf verschiedenen Ebenen dar: Flexibilität, Kommunikation, Kundenzufriedenheit, Effiziente Problemlösung.

Erhöhte Flexibilität

Der Prozessverlauf ist stets offen für schnelle Anpassungen und Änderungen. Somit ist eine rasche Reaktion auf Kundenfeedback und Fluktuationen am Markt möglich. Die kurzen Entwicklungszyklen lassen sich transparent und regelmäßig kontrollieren.

Verbesserte Kommunikation

Meetings, Feedback und tägliche Abstimmungen im Team erhöhen die Kommunikation im Projektverlauf, womit sich Probleme schnell angehen lassen. Sprint Reviews liefern die nötigen Einsichten im Rückblick für Verbesserungen. Insgesamt arbeiten die Teams durch die erweiterte Kommunikation transparenter und offener. Damit wird der Projektfortschritt deutlicher sichtbar – ein Motivationsfaktor.

Höhere Kundenzufriedenheit

Da Kundenfeedback während des Projekts laufend miteinbezogen wird, Ergebnisse regelmäßig präsentiert werden und Anpassungen nach Kundenwunsch schnell vorgenommen werden können, entsteht ein wertvolles Produkt, das die gewünschte Funktionalität und Qualität für den Kunden mit sich bringt.

Effiziente Problemlösung

Eine frühzeitige Erkennung von Problemen führt zu schnellen Lösungsansätzen. Der Projektprozess bleibt flexibel und anpassungsfähig, da kleinere Prozesszyklen einfach zu checken sind und Optimierungen eingearbeitet werden können.

Herausforderungen und Lösungen

Bei all den Vorteilen und Nutzen des agilen Projektmanagements gibt es auch Herausforderungen.

In vielen Unternehmen sind Teams an die herkömmlichen Wege und Methoden im Projektmanagement gewöhnt. Die Veränderung auf agile Methoden könnte bei den Mitarbeitern zunächst auf Widerstand stoßen. Zudem sind Schulung und Coaching notwendig, um den Wandel im Projektmanagement zu vollziehen. Ziele und Vorteile müssen verständlich kommuniziert werden und eventuell ist ein Agile Coach mit ins Boot zu nehmen. Die neuen Methoden müssen den Mitarbeitern in den Teams durch Trainings und Workshops beigebracht werden.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Eine nächste Herausforderung besteht darin, Transparenz über die Rollen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben zu schaffen. Diese Bereiche müssen klar definiert werden und durch Führungskräfte und Management unterstützt werden. Insgesamt muss die agile Arbeitskultur im Unternehmen gefördert werden, wozu Ressourcen und Hilfestellung notwendig sind.

Skalierung agiler Methoden

Gut durchdacht werden muss die Teamgroße für das Projekt. Durchaus möglich kann die Anpassung und Skalierung des Frameworks im laufenden Prozess werden. Die Zusammenarbeit zwischen den Teams stellt eine weitere Challenge dar. Die Schwierigkeit der Skalierbarkeit der Teams wächst mit dem Umfang der Projekte.

Halten wir fest…,

dass agiles Projektmanagement zukünftig noch weitere Trends und Entwicklungen verzeichnen wird. Es wird sich herausstellen, inwieweit sich KI und Automatisierungen als agil erweisen. Agile Methoden sind selbst im Wandel, ebenso deren Frameworks. Die Anwendung von agilen Projektmanagements wird sich auch in anderen Branchen durchsetzen können. Denn auf der Hand liegen die nachhaltigen Verbesserungen der Arbeitsprozesse mit gleichzeitiger Förderung von Kreativität und Innovation. Agile Methoden stärken die Teamdynamik und Kundenzufriedenheit. Kommunikation und Zusammenarbeit tragen zur Kundenzufriedenheit und wertvollen Ergebnissen bei.

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)