Die Projektmanagement Definition umfasst alle Bereiche der Planung und Durchführung, Kontrolle und Nachbearbeitung von Projekten. In vielen Branchen ist das Projektmanagement nicht mehr wegzudenken. Im Bauwesen, vor allem in der IT aber auch im Gesundheitswesen hängt der Erfolg von Projekten an einem guten Projektmanagement. Wir möchten einen Überblick verschaffen, welche Facetten des Projektmanagements für eine erfolgreiche Realisierung ausschlaggebend sind.

Die wichtigsten Facetten von Projektmanagement

Projektplanung

Die Initiierung eines Projekts beginnt mit der Zieldefinition. Die klare Formulierung, was erreicht werden muss kennzeichnet die Anfangsphase. Mit den sogenannten SMART-Kriterien ist jedes Projektziel abbildbar. Das Ziel muss spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein. Das Lastenheft ist die schriftliche Erfassung der zu erreichende Ziele und gibt damit den Projektumfang wieder. Die Zeitplanung beschreibt Dauer und Reihenfolge von Aufgaben. Meilensteine sind wichtige Stationen, die im Laufe des Prozesses erreicht werden. Ein Gantt-Diagramm visualisiert mit Balken die zeitliche Planung eines Projekts. Mit der Netzplantechnik können Aufgaben koordiniert und zeitlich in der Abfolge dargestellt werden.

Zudem ist die Ressourcenplanung am Start eines Projekts für die Material- und Personalplanung ausschlaggebend.

Projektorganisation

Die Projektorganisation umfasst die Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten der Projektmitwirkenden.

Es wird der Projektleiter bestimmt, diesem folgen die Teammitglieder, die hierarchisch strukturiert werden können oder agil operieren. Hierarchisch strukturierte Teams zeigen sich als stabil mit linearen Prozessen. Die Hierarchie ist klar abgegrenzt, die Teams abteilungsorientiert. Agile Teams sind flexibel und organisieren sich selbst. Agiles Arbeiten bedeutet Aufgaben in kurzen Zeiteinheiten zu erledigen. Nach jedem Zyklus erfolgt ein Feedback für Verbesserungen. Agile Teams sind stark in der Kommunikation intern, wie auch extern mit Stakeholdern (Kunden, Sponsoren, Lieferanten, Öffentlichkeit etc.).

Ein Kommunikationsplan mit den Kommunikationswegen und -strukturen sowie ein transparentes Berichtswesen sind ausschlaggebend dafür, alle am Projekt Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und Missverständnisse vorzubeugen. Eine gute Kommunikation bedeutet Effizienz bei der Projektabwicklung.

Risikomanagement

Risikoidentifikation

Risikomanagement beginnt mit der Risikoidentifikation. Risiken, die in Verbindung mit dem Projekt entstehen, werden ermittelt und dokumentiert. Die Teams können mittels Brainstormings gemeinsam Risiken erkennen. Brainstorming ist eine besonders kreative Methode. Mit Perspektive auf interne und externe Risiken können diese strukturiert analysiert werden nach Stärken, Chancen oder Gefahren eines Projekts. Checklisten mit vordefinierten Risiken dienen als Hilfsmittel, um spezifische Gefahren in einem Projekt zu identifizieren.

Risikobewertung

Risikobewertung bedeutet die Ermittlung der Wahrscheinlichkeit und Auswirkung eines Risikos. Die Eintrittswahrscheinlichkeit gibt wieder, wie wahrscheinlich es ist, dass das genannte Risiko wirklich eintritt. Die Einstufung könnte in niedrig, mittel und hoch erfolgen oder als Prozentsatz angegeben werden.

Die Auswirkungen sind die potenziellen Folgen, das ein Risiko für das Projekt nach sich zieht. Die Bewertung kann auch hier qualitativ mit hoch, mittel und gering angegeben werden bzw. mit einem finanziellen Schaden beziffert werden.

Risikomatrix

Oben genannte Bewertungen lassen sich in einer Risikomatrix darstellen. Damit lassen Prioritäten der Risiken bestimmen und der Fokus auf die kritischen Gefahren lenken.

Risikobewältigungsstrategien

Damit Risiken wirkungsvoll begegnet werden kann, gibt es vier Strategien.

Durch Vermeidung verfolgt man das Ziel, das Risiko vollständig zu entschärfen. Durch Änderungen im Projektplan oder der Verzicht auf bestimmte Aktionen kann diese Strategie umgesetzt werden.

Minderung bedeutet, die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Folgen eines Risikos zu senken. Mit vermehrten Sicherheitsvorkehrungen und optimierten Prozessen wird dies möglich.

Das Risiko auf andere Parteien zu übertragen bzw. die Verantwortung dazu könnte mittels Versicherungen bzw. Outsourcing erreicht werden.

Letztendlich ist Akzeptanz eine Strategie. Das Risiko wird bewusst in Kauf genommen ohne weitere Vorkehrungen zu treffen. Meist spielt Akzeptanz bei kleineren Risiken eine Rolle, vor allem wenn die Kosten zur Risikobewältigung die Folgekosten des Risikos übersteigen.

Projektsteuerung

Der Verlauf eines Projekts kann überwacht werden, indem Trend-Analysen und Statusberichte erstellt werden. Gleichzeitig werden im Rahmen der Projektsteuerung Kosten überwacht, analysiert und im Finanzbericht protokolliert. Die Qualität wird kontrolliert und entsprechend nachjustiert.

Projektabschluss

Am Ende des Projektes erfolgt die Übergabe. Das Ergebnis muss abgenommen werden, dieser Vorgang wird ebenfalls protokolliert. Ein Abschlussbericht und die Dokumentation des gesamten Projektverlaufes werden nach der Endabnahme erstellt. Gegebenenfalls müssen Nachbearbeitungen durchgeführt werden. Die Projektbewertung kann dokumentiert und in Feedback-Runden besprochen werden.

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)