E-Mailverkehr nimmt in Unternehmen mehr und mehr zu. Um nachhaltiger zu werden sparen immer mehr Firmen Papier- und Briefverkehr ein, so wird immer mehr über E-Mails kommuniziert. Da kann ein Postfach innerhalb weniger Tage bereits voll sein. Übliche E-Mail-Systeme sind jedoch nicht zur langfristigen Aufbewahrung von E-Mails gedacht. Doch Unternehmen stehen seit Januar 2017 durch die geltenden GoBD Grundsätze in der Pflicht E-Mails und Geschäftsunterlagen auf eine revisionssichere Weise zu Archivieren. Die Dokumente müssen dabei bis zu zehn Jahre archiviert werden. Das stellt Unternehmen schnell vor eine Herausforderung. Bei der Methode der Revisionssicherung werden Kopien einer archivierten E-Mail erstellt und archiviert. Das Archivieren von E-Mails bietet Unternehmen außerdem Schutz vor Datenverlust und entlastet die E-Mail-Server.
So funktioniert die Archivierung
Unternehmen haben die Möglichkeit kostengünstige und professionelle E-Mail-Archivierungsprogramme zu nutzen. Diese Programme nutzen Verschlüsselungen unter der Einhaltung der DSGVO. Dabei werden die Anforderungen der GoBD & DSGVO erfüllt. Die Nutzung wird durch eine Vielzahl von E-Mail-Systemen unterstützt, dadurch archiviert der Nutzer E-Mails mit wenigen Klicks im gewohnten E-Mail-System. Die Übertragung und Speicherung erfolgten verschlüsselt, wodurch sie vor Angriffen geschützt ist. Die Speicherung findet außerdem ist zwei verschiedenen Abschnitten der Server statt, was eine maximale Sicherheit bietet. Zusätzlich hat der Nutzer die Möglichkeit der Verwaltung des Archiv-Postfachs, sowie Anpassungen in der Aufbewahrungsregel. Dezentral gespeicherte E-Mails können zusammengeführt und vereinfacht gesichert werden. Die Suche einer E-Mail oder ihrem Anhang im Archiv ist über einen schnellen Zugriff möglich.
Vorteile der Email-Archivierung
Mit der rechtssicheren Archivierung von E-Mails halten sich Unternehmen also nicht nur an die GoBD Grundsätze, sondern entlasten ihre E-Mails-Server und sichern langfristig wichtige Daten die auf anderem Wege verloren gehen würden. Die Kosten für Archivierungsprogramme sind für Unternehmen nicht besonders hoch. Des Weiteren bietet die Nutzung eines Archivierungsprogramms eine günstige Alternative. Denn ohne ein solches Programm müssten E-Mails die einmal gelöscht wurden, Zeitaufwändig und kostenpflichtig wieder hergestellt werden.
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)
