Finanzbuchhaltung im Unternehmen – Wie sinnvoll ist ein ERP-System?

Zur Optimierung von betriebsinternen Abläufen wünschen sich zahlreiche Unternehmen ein Computersystem, das alle Bedürfnisse der relevanten Geschäftsbereiche befriedigt. Die Lösung hierzu könnte die Einführung eines leistungsstarken ERP-Systems sein. Dieses macht die Kommunikation diverser Schnittstellen, wie beispielsweise die Finanzbuchhaltung, innerhalb eines Unternehmens transparent möglich. Arbeitsabläufe, Abrechnungen, Zeitbuchungen etc. können somit effizienter und fehlerfrei gestaltet werden.

Im folgenden Artikel erklären wir, was genau ein ERP-System ist, was die Software kann und für welche Unternehmen ein solches System geeignet ist.

Was genau ist ein ERP-System?

ERP-System bedeutet wörtlich übersetzt Enterprise-Ressource-Planning-System und meint im Deutschen die Ressourcenplanung eines Unternehmens. Sie dient der Unterstützung, Bündelung und Steuerung aller notwendigen Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens. Damit gemeint sind alle notwendigen Mittel und Güter, wie Kapazitäten, Personal, Material und Finanzen, die für die Produktion oder Dienstleistung von Bedeutung sind.

Und ein integriertes ERP-System? – Was ist das?

Wenn ein ERP-System integriert ist, bedeutet das, dass eine gemeinsame Software für das komplette Unternehmen gebraucht wird. Es stellt sozusagen eine Komplettlösung für das gesamte Unternehmen dar, da alle nötigen Teilsysteme für einzelne Bereiche, wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen in einer einzigen Software vereint sind.

Was kann die ERP-Software alles?

Prinzipiell dienst solch ein System der technischen Unterstützung von standardisierten Abläufen in jeglichen Bereichen des Unternehmens. Hierbei werden z.B. Aufgaben, wie Lohnabrechnungen, übernommen, die via Hand sehr viel aufwendiger wären. Die bereits im System hinterlegten Daten sind immer auf dem aktuellen Stand. So kann eine Menge Arbeitszeit eingespart werden, die wiederum effizienter genutzt werden kann.

Jeder Mitarbeiter greift auf die gleiche Datenbank zu, was bedeutet, dass die Kommunikation wesentlich erleichtert wird und transparent zu gestalten ist. Die Informationen innerhalb des Systems sind immer aktuell, was eine Fehlerminderung bei der Weitergabe von Infos begünstigt. Die Vereinheitlichung und Strukturierung von Daten und Datensätzen, durch ein ERP-System, erlaubt eine zentralisierte Steuerung aller Geschäftsprozesse.

Funktionen und Module

Das ERP-System muss in der Lage sein, den Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens gerecht zu werden. Dies geschieht durch Funktionsmodule, die unternehmensintern alle Geschäftsbereiche unterstützen, indem sie Daten sammeln und diese übersichtlich und einheitlich darstellen. Somit können Daten ohne großen Aufwand neu angelegt und / oder geändert werden.

Auch wenn die ERP-Module nach verschiedenen Branchenausrichtungen und Firmengrößen unterscheiden, haben sich folgende Module generell als Standard heraus herauskristallisiert:

• Warenwirtschaftssysteme – Einkauf, Verkauf, Lager, E-Commerce-Anbindung usw.
• CMR-System – Kundenbeziehungsmanagement
• Rechnungswesen Software – Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung usw.
• Produktionsplanung – PPS, Plantafel
• Lohnbuchhaltung – Personalverwaltung

Kann ich die Software mit Modulen erweitern, wie z.B. Reisekostenabrechnungsmodul?

ERP-Systeme sind auf die jeweiligen Geschäftsabläufe und deren Datenverarbeitung zugeschnitten. Ein System wird ganz nach dem individuellen Bedarf eines Unternehmens mit verschiedenen Basismodulen bestückt und kann auch durch weitere Module, wie z.B. ein Modul für Reisekostenabrechnungen, erweitert werden. Da jeder Mitarbeiter auf die gleichen, aktuellen Daten zugreifen kann, könnten sich im eben genannten ergänzenden Modul beispielsweise Reisekostenrichtlinien befinden, durch deren Aktualität und Transparenz effektiveres und fehlerfreies Arbeiten möglich ist. N2F verfügt in dem Fall sogar über eine App, mit der Ausgaben verwaltet werden können.

Für welche Art Unternehmen ist ein ERP-System geeignet?

Im Prinzip eignen sich ERP-Systeme für so ziemlich jede Art von Unternehmen. Allerdings muss durchdacht werden, wie sinnvoll es zum jeweiligen Zeitpunkt ist, ein neues ERP-System einzuführen. Kleinere Unternehmen, mit einer begrenzten Mitarbeiteranzahl und sehr kurzen Informationsketten benötigen meist keine zusätzliche Strukturierung ihrer Daten. Ebenso ist solch eine Einführung für kleinere Unternehmen risikohafter, da indirekt auftretende Kosten und deren Konsequenzen sehr schwerer abzuschätzen sind.

Wann ist es sinnvoll, in die ERP-Software zu investieren

In folgenden Situationen ist es sehr sinnvoll, in eine ERP-Software zu investieren:

• Wenn das Unternehmen in letzter Zeit einen Zuwachs erfahren hat.
• Wenn die alt bewährten Methoden der Datenaufnahme, -speicherung und -verarbeitung immer häufiger Probleme in der Kommunikation der Mitarbeiter mit sich bringen.
• Wenn sich kleine Fehler einschleichen und die Zuständigkeit von Aufgaben nicht mehr verbal geklärt werden kann.

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)